Proceso de la entrevista según el entrevistador

Es una fase muy importante para el entrevistador porque supone la oportunidad para convertirse en un entrevistador profesional, conociendo los modelos, métodos y técnicas de la entrevista. Además de este entrenamiento debe conocer muy bien el perfil del puesto y la cultura, estructura, proceso en los que se justifica ese puesto o esas funciones.

El CV: Muy poco antes de la entrevista, en la llamada fase de preparación, unos minutos antes de la entrevista: El entrevistador repasa detenidamente el CV del candidato, los resultados de pruebas si se hubieran realizado, documentos, certificados… con objeto de anticipar algunas de las preguntas imprescindibles para verificar los datos aportados.

El escenario: Preparar el escenario, disponer un buen ambiente físico (tipo de mesa, luz, limitar interrupciones…), que son las condiciones físicas en las que se va a realizar la entrevista.

Saludos Iniciales:

Es el momento del encuentro entre el candidato y el entrevistador. Muchos autores consideran este momento como especialmente importante para establecer el clima emocional durante el resto de la entrevista y especialmente influyente para la toma de decisión final.

El entrevistador debe crear  un buen clima y aliviar la ansiedad del candidato poniendo en práctica estos comportamientos:

• Saludar, llamar al candidato por su nombre.: “Buenos días/ tardes, X, ¿qué tal, cómo estás?”.
• Mirar a los ojos.
• Sonreír.
• Apretar la mano con firmeza para transmitir seguridad
• Presentarse: “Soy B…., Responsable de Selección en la empresa”.

Comentarios Intrascendentes:

Se refiere a realizar comentarios con la intención de establecer una primera comunicación “informal” con el candidato, con la finalidad de que se sienta cómodo, se relaje y se cree una atmósfera propicia para la comunicación. Es una almohadilla para pasar de un tema a otro. Son preguntas o comentarios que se hacen desde que vas a recibir al candidato hasta que entras y te sientas en la sala de entrevista. Sobre cuatro posiblestemas: El clima, el transporte, el entorno de la oficina o despacho y finalmente  sobre algún aspecto del CV no evaluable y positivo para el candidato.

 “¿Cómo has venido?”; “He visto en tu C.V. que has estudiado en …”. “¿Quieres conocer la oficina?, quizás te interese la disposición que tiene.

Preguntas de transición:

Son preguntas “informales”, que sirven de puente entre los comentarios intrascendentes y la entrevista del candidato.

“¿Habías oído hablar anteriormente de nuestra empresa?”
“¿Qué información es la que tienes acerca de nosotros?”
“¿Quién te proporcionó la información?” “¿Conoces a alguien en la empresa?”.

Apertura Formal:

En esta fase se explica al candidato el porqué de la entrevista, para qué se hace, los temas y las condiciones en las que queremos que transcurra, la estructura y duración de la misma.

“B …( Nombre o apellido), ya sabes el motivo de la entrevista: (Por qué): necesitamos ocupar un puesto vacante en la compañía como Gestor de ….. (Para qué): La finalidad de la entrevista es conocerte, conocerte profesionalmente, para ello charlaremos y te haré una serie de preguntas especialmente acerca de tu vida  laboral, y quizás alguna sobre tu académica, social y familiar. (Contexto y Condiciones): Yo voy a ser muy transparente y sincero, yo espero que tu también los seas. Esto nos permitirá tomar decisiones acertadas que redundara en tu beneficio y en el de la empresa. Si se acierta en la selección no sólo es bueno para la empresa sino también para la persona que ocupe el puesto. 

Al final de la entrevista te daré información sobre la empresa y podrás hacerme todas las preguntas que quieras. La duración aproximada de la entrevista será de 50  minutos”.
Empezamos.

Preguntas:

Las estrategias para hacer preguntas pueden ser amplias: hacer una sola pregunta: ¿Háblame de ti? Hacer varias preguntas en una: ¿Háblame de tu vida laboral, de los cambios de los motivos que justificarán los cambios, de…?O preguntas muy concretas desde el principio ¿Háblame de por qué quieres cambiar y de tus expectativas?

Preguntas  abiertas:

Las primeras preguntas suele ser abiertas aunque el tema que acote sea concreto. Por ejemplo abierta global: ¿háblame de tu experiencia  laboral” o abierta concreta: “ ¿ háblame de cómo y cuándo te relacionas con tu jefe?”. Su utilidad es para que el candidato nos cuente lo que él quiera acerca de la cuestión que se le pregunta de un modo global, genérico:

“Coméntame a grandes rasgos tu CV”
 “Cuéntame algo sobre tu primer empleo”
“Explícame cómo fue  tu formación”
 “¿Puedes comentarme algo sobre tu familia?”¿Explícame que actividades realiza?

Preguntas de Primer Sondeo:

Las preguntas de primer  orden o  1º sondeo, sirven para contrastar, confirmar, avalar, evidenciar, demostrar, estructurar… Se focaliza la atención en aquellos aspectos sobre los que el entrevistador pretende profundizar. Para ello el entrevistador se apoya en 5 comienzos de preguntas:

“por qué, cuándo, cómo, para qué y con quién.”
“¿Por qué quieres encontrar empleo?¿cómo lo haces?
 “¿Cómo te organizas a la hora de realizar el proyecto del Máster en RR.HH.?”
“¿Cuándo trabajabas, con quién lo hacías y cómo os organizabais?”
 “Antes me has dicho que te gusta asistir a foros de debate y cursos, ¿cómo te enteras de los cursos?”

Preguntas de segundo sondeo:

Con las preguntas de 2º sondeo, recorriendo la brújula del Lenguaje se pretende conocer los esquemas de pensamiento, las competencias, los sentimientos, las valoraciones y en especial el anclaje que las actuaciones tienen en el candidato.

“¿Qué opinión te merece esto? ¿Qué hipótesis lo explica?  ¿Cuál es tu valoración?  ¿Cuál la valoraciones de tus compañeros, de tus jefes, de tus clientes? ¿Qué se debería haber hecho, cuál era la normativa? ¿Cómo lo hicieron los demás?

Hay una pregunta especialmente recomendable en estos momentos:
“¿Me puede poner un ejemplo de lo que me cuentas?” 
“¿Descríbeme esa situación en la que pusiste en funcionamiento el programa X?”

Silencios:

El entrevistador ha de mantenerse en silencio, escuchando al candidato, al menos el 85% del tiempo que dure la entrevista.
La escucha en silencio debe ser una “escucha activa” en la que se acompañe con el lenguaje no verbal al candidato y al mismo tiempo se observe el lenguaje no verbal del candidato.

Comentarios:

Los comentarios serán utilizados por el entrevistador con el fin de seguir investigando sobre un determinado tema, reconducir la entrevista y  evitar que se convierta en un mero interrogatorio. Los comentarios son:

1.-Clarificar:  El propósito es  explicar el mensaje previo del candidato y  confirmar la exactitud de la percepción
“¿Qué quieres decir qué…?, ¿Estás diciendo que…? ¿Puedes aclarar qué…? ¿Puedes describir…”
2.-Paráfrasis reestructurante, resumen neutro o parafraseo: . El propósito de la paráfrasis es advertir que se ha comprendido el mensaje, por si quiere completar. También sirve para profundizar en una idea o pensamiento. Finalmente  ayuda a centrarse en una situación, idea o conducta.
“Corríjame si me equivoco: atendiendo a lo que me dice…”, “Lo que quiere decir es que…”, “Un momento,  si he entendido bien lo que me …”
3.-Evocar sensaciones: el reflejo de sentimientos se utiliza para repetir la parte afectiva del mensaje, el tono emocional. El propósito es que el candidato se sienta comprendido y también permite discriminar los sentimientos con mayor precisión.
“esto parece preocuparle….” “Esto parece que le entusiasmó mucho…” “Aquellos que me cuenta le hizo sentirse frustrado…” “Se sintió confiado…asustado, desesperado…emocionado.. 
4.-Sintetizar, resumir para redefinir: Recoger los temas más repetidos por el  entrevistado y exponerlos. El propósito es dar un feedback al entrevistado sobre narraciones vagas o ambiguas.
 “Hasta aquí de lo que hemos hablado”, “Resumiendo lo que me has dicho…”  “Podría concluir que estoy delante de una persona….”

Tomar nota:

La mayoría de los entrevistadores utilizan una hoja o libreta para tomar notas. Ya es muy infrecuente que graben la entrevista, pidiendo al candidato autorización previa. El propósito de utilizar la herramienta es el de eliminar la influencia del recuerdo una vez haya pasado un tiempo desde que realizó la entrevista, de modo que las anotaciones hechas estimulen solamente su memoria, a la hora de realizar la valoración del  candidato.

 Preaviso del fin de la entrevista:

El entrevistador suele avisar al candidato cuando falten 15 ó 10 minutos para la finalización de la entrevista.

Preguntas de cierre: Antes de finalizar y para ver si se puede obtener más información no recogida durante la entrevista, se puede  proponer al candidato que realice una valoración de sí mismo.

Autovaloración del candidato: “De los trabajos realizados  ¿Cuál  piensas que ha sido lo más importante? ¿Qué te ha aportado más?”
“Si finalmente eres la persona seleccionada ¿Qué crees que puedes aportar a la empresa como valor añadido?”

Preguntas de la información no recogida: Si al llegar a la fase de cierre de la entrevista existe información que no haya sido posible extraer, el entrevistador ha de realizar preguntas directas acerca de ese aspecto.
“A lo largo de la entrevista no he conseguido ver si tienes capacidad de organización ¿te consideras una persona con capacidad para planificarte y sacar adelante el trabajo? ¿Podrías ponerme algún ejemplo en el que haya sido así?

Preguntas del candidato: Al final se suele hacer una  invitación al candidato para que diga lo que considera beneficioso para el puesto y si hay algún aspecto que quiera completar o que no ha podido comentar a lo largo de la entrevista.
Te he realizado muchas preguntas pero puede ser que no haya preguntado algo que tú quieras comentarme. ¿Quieres añadir algo que yo no te haya preguntado? ¿Quieres completar algún tema que considere que no ha sido suficientemente tratado? ¿Quieres asegurar mi opinión sobre algún aspecto?

Resumen:

El entrevistador puede  devuelve simplificada la información recopilada a lo largo de la entrevista. Esta devolución puede ser exacta o distorsionada para que el candidato rectifique. Es una forma de resumir la información.
“Durante la entrevista he visto que eres una persona con facilidad de trato con el resto, con iniciativa, mucho entusiasmo, con gran interés por aprender y con capacidad para planificar y anticiparse a los problemas, ¿me confirmas toda esta información?”

Despedida:

En esta última etapa se le informa a la candidata de todos los aspectos referidos a la compañía y al puesto demandado, ofreciéndole al final la oportunidad de realizar las preguntas que considere oportunas.
Por último se le agradece al candidato su asistencia a la entrevista.
“X, si no tienes ninguna pregunta que hacerme, me gustaría agradecerte el tiempo y el interés demostrado. Nos volveremos a poner en contacto contigo cuando hayamos tomado una decisión. Te acompaño a la salida”
  “Encantado de conocerte X, buenos días/ tardes.”

Esta fase es especialmente recomendable para el entrevistador  hacer un análisis detallado de la información recogida y que esta apoye la toma de decisiones para que no sea el corazón o la intuición “la mano que mece la cuna”. El corazón no es el mejor consejero para decisiones empresariales.

¿Cómo debe hacerse la interpretación?

• Lo emocional debe estar contrastado con lo racional y con los conocimientos.
• Reunir, sintetizar, jerarquizar y emitir un juicio sobre el candidato a partir de la información recibida y los hechos verificados.
• Para valorar la información es necesario relacionar la respuesta del candidato con el perfil (hoja de ruta) (rasgo o competencia, conductas…) que queremos evaluar.
• Se relaciona la información extraída por el Método con el perfil definido según Modelo.
• Sin modelo se imponen las “estrategias intuitivas” o subjetivas no recomendables.

¿ Que epígrafes suele tener el informe de la entrevista?.

• Impresión inicial o contacto interpersonal: Cómo se desenvuelve el candidato en las relaciones: aspecto, modales, expresión corporal, colaboración.
• Valoración de las competencias o dimensiones necesarias para un buen desempeño: Poner en relación las respuestas con las dimensiones del perfil.
• Puntos fuertes y puntos débiles en relación con el perfil.   
• Resumen global y recomendaciones: Razones que justifiquen la elección; Puntos negativos y reservas que deben considerarse; Juicio y recomendación final; Recomendación especial sobre destino, formación, plan de carrera.